Introducción
La normalización de técnicas archivísticas a nivel nacional propende a profesionalizar los archivos. En consecuencia, las normas cumplen un rol pedagógico: orientan hacia una eficiente búsqueda, recuperación y acceso a la información y logran establecer un patrón de calidad para la archivología y la investigación, lo que asegura a la sociedad el cumplimiento de sus derechos.
La descripción normalizada en los archivos determina un modus operandi fundamental para el archivólogo, garantizando el intercambio de información y la cooperación entre archivos, así como la difusión del patrimonio documental.
Cuando nos referimos a normas para la descripción archivística, se piensa específicamente en la norma ISAD (G)1, considerada el punto de partida de la descripción estandarizada, aunque no es la única, también son de aplicación las normas ISAAR (CPF)2, ISDIAH3 e ISDF4 que tienen un fin común, lograr la comunicación entre todos, con el mismo lenguaje, a pesar de fronteras e idiomas.
La Norma ISAD (G) (2000:12), en su introducción establece la finalidad de la descripción archivística:
“…identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles. Esto se consigue con la elaboración de unas representaciones precisas y adecuadas que se organizan de acuerdo con unos modelos predeterminados…”
“…Esta norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas. Debe utilizarse juntamente con las normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de normas nacionales…”
Por lo expuesto anteriormente y atendiendo la realidad de nuestros archivos, nace la Norma Uruguaya de Descripción Archivística.
Contexto normativo en Uruguay
En los últimos años nuestro país se ha mostrado propicio al desarrollo archivístico legislando en la materia.
En el año 2008 se sancionó la Ley 18220 que crea el Sistema Nacional de Archivos con el objetivo de regular la función archivística a nivel nacional y garantizar la salvaguarda, tanto de archivos públicos como privados, que constituyen el patrimonio documental de la Nación.
En el mismo año se sancionaron la Ley 18331 Protección de Datos Personales y Acción de “Habeas Data", la cual busca resguardar el derecho a la intimidad y el manejo responsable de datos sensibles y la Ley 18381 Derecho de Acceso a la Información Pública, que tiene por objeto promover la transparencia de la función administrativa de todo organismo público, sea o no estatal y garantizar el derecho fundamental de las personas al acceso a la información pública.
En el año 2009 se aprueba el Decreto 414/009 que reglamenta la Ley 18331, en el año 2010 el Decreto 232/010 que regula la Ley 18381 y en el año 2012 el Decreto 355/012 que reglamenta la Ley 18220.
En estas leyes y sus decretos reglamentarios se resalta que los archivos deben estar organizados y descriptos, de ahí la importancia de la normalización descriptiva.
Consideraciones generales
La NUDA es una herramienta que regula los contenidos de las descripciones archivísticas, muestra objetivos, reglas, notas y ejemplos en cada elemento.
Esta norma permite una descripción multinivel, de acuerdo a las siguientes pautas: 1. considerar al fondo como la unidad más amplia y que corresponde al primer nivel de descripción;5 2. describir de lo general a lo particular; 3. informar sobre los niveles jerárquicamente inferiores presentándolos como parte de un todo; 4. vincular jerárquicamente cada descripción con la inmediatamente superior; 5. proporcionar información adecuada a cada nivel que se está describiendo.
El esquema planteado por la NUDA es similar al seguido por la ISAD (G) con el agregado de notas.
La presentación de cada elemento se estructura de la siguiente forma:
− Objetivo: contiene la finalidad del campo a describir. − Reglas: pautan la aplicación del objetivo y condiciones para describir el elemento correspondiente. − Notas: son apuntes, comentarios o especificaciones pertinentes. − Ejemplos: sirven de muestra para ilustrar la aplicación de la(s) regla(s), son meramente ilustrativos, son orientadores y no tienen carácter preceptivo.
Con la utilización de esta estructura se logra la descripción archivística ligada al contexto.
Se complementa por un glosario de terminología específico de esta norma.
5 En el caso de aquellas instituciones que custodien grupos de fondos, inicialmente pueden describirse como una unidad de descripción, debiendo identificar claramente cada uno de los fondos que los integran. En el caso de las colecciones se otorgará tratamiento de fondo.
La NUDA posee 7 áreas y 26 elementos, de los cuales 8 son obligatorios para todos los de niveles de descripción. Son ellos:
- Código de referencia
- Título
- Fechas
- Nivel de descripción
- Volumen y soporte en el Área de identificación
- Nombre del productor en el Área de contexto
- Evaluación documental en el Área de contenido y estructura
- Nota del archivólogo en el Área de control de la descripción
Para los elementos restantes se especifica en cada uno de ellos cuales son obligatorios, recomendables u opcionales, de acuerdo al nivel de descripción, lo que será decidido por el archivólogo a cargo de la descripción conforme a la necesidad concreta y/o las políticas institucionales.
Norma Uruguaya de Descripción Archivística
1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN Información esencial para identificar la unidad de descripción.
1.1 Código de referencia
Objetivo: Identificar la unidad de descripción mediante un código único, estableciendo el vínculo de ésta con su descripción.
Reglas: 1. La consignación del elemento Código de referencia será obligatoria para todas las unidades de la descripción. 2. Estará compuesto por los siguientes elementos: - código del país con arreglo a la norma ISO 3166-1 (Uruguay: UY); - código alfabético de la Institución, persona o familia que custodia los documentos de archivo; - código de la unidad de descripción asignado por el archivo de acuerdo al cuadro de clasificación. 3. A los efectos de separar los elementos antes mencionados se utilizará un guión “-” sin dejar espacio entre los mismos.
Notas: a. El código alfabético es la sigla de la institución y/o del archivo que en algunos casos el uso y costumbre transformó en acrónimo. b. En el caso de la Administración Central, Entes Autónomos y Servicios Descentralizados del Estado, estas siglas quedarán relacionadas con los números de los incisos correspondientes en el elemento Área de contexto - Historia del productor (ver elemento 2.2). c. Para especificar el departamento (división política territorial) se utilizará la norma ISO 3166-2 (ver Anexo 2). d. Para el caso de los Gobiernos Departamentales se antepondrá la letra “I” (Intendencia).
Ejemplos: • UY-AGN-AH-EGH Uruguay, Archivo General de la Nación, Archivo Histórico, Escribanía de Gobierno y Hacienda (fondo)
• UY-UdelaR-FD-AC Uruguay, Universidad de la República, Facultad de Derecho, Archivo Central (fondo)
• UY-ANP-RRHH-AP-FA Uruguay, Administración Nacional de Puertos, Recursos Humanos, Administración de Personal, Fichas de Altas del personal (serie)
1.2 Título
Objetivo: Denominar la unidad de descripción de forma concreta, con un título formal o atribuido.
Reglas:
1. La consignación del elemento Título será obligatoria para todas las unidades de descripción. 2. El Título se registrará en su modo habitual de expresión, de la forma en que aparece explícitamente en la unidad de descripción (título formal). 3. Cuando el título formal no sea claro, el archivólogo asignará un título atribuido, el cual deberá ir entre corchetes “[…]”. 4. En las unidades documentales simples o compuestas se consignará además el asunto y si corresponde autor.
Notas: a. Si el título formal es largo puede abreviarse siempre que no se pierda información esencial, para identificar la unidad de descripción. b. Para un desarrollo más exhaustivo del asunto, consignarlo en el elemento 3.1 Alcance y contenido.
Ejemplos: • Fondo Documental de la Intendencia de Montevideo Intendencia de Montevideo (fondo)
• Contratación Obras Nacionales Dirección Nacional de Vialidad, Ministerio de Transporte y Obras Públicas (serie)
• Colección de Protocolos y Protocolizaciones Judiciales Archivo Judicial, Archivo General de la Nación (colección)
1.3 Fechas(s)
Objetivo: Identificar y consignar la(s) fecha(s) de la unidad de descripción.
Reglas: 1. La consignación del elemento Fecha(s) será obligatoria para todos los niveles de descripción. 2. Se escribirá la fecha según la norma ISO 8601 en formato extendido, siguiendo las pautas aaaa-mm-dd. Como separadores de los elementos de la fecha se utilizará el guión “-”. 3. En caso de que la unidad de descripción tenga más de una fecha (de producción del documento, en que éste fue incorporado como documento de archivo, de creación, de validación) consignar al menos una, la que se considere más adecuada, ya sea como fecha única o como intervalo de fechas. 4. En los casos en que no se tenga la fecha exacta se deberá especificar la fecha estimada por el archivólogo, la que irá entre corchetes "[…]". 5. En el caso de una unidad de descripción abierta, se consignará el año de inicio, seguido de una barra “/” y un espacio en blanco. 6. En caso de que no figure algún dato de la fecha, se completará con el carácter “0”.
Notas: a. En caso de corresponder, se sugiere consignar las fechas extremas de la unidad documental (fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de la misma). Como separador entre las fechas extremas se utilizará la barra “/”. b. Toda fecha expresada podrá ir acompañada de observaciones, siempre que se consideren necesarias, las que permitan la inclusión de expresiones, palabras, abreviaturas o signos que clarifiquen o expliquen la fecha de la unidad de descripción.
Ejemplos:
• 1752/1971 (fecha de acumulación) Escribanía de Gobierno y Hacienda. Archivo Histórico, Archivo General de la Nación (fondo)
• 1947-08-16/2011-07-21 (fecha de producción) Fichas de Altas del personal, Administración Nacional de Puertos (serie)
• 1830/ (fecha de producción) Intendencia de Montevideo (fondo)
1.4 Nivel de descripción
Objetivo: Identificar y representar el nivel de organización de la unidad de descripción en relación con la estructura del fondo o de la colección.
Reglas: 1. La aclaración del elemento Nivel de descripción será obligatorio para todas las unidades de la descripción. 2. Los niveles de descripción se establecerán jerárquicamente, siendo los básicos:
Fondo Subfondo Serie Unidad documental compuesta Unidad documental simple
Notas: a. La estructura jerárquica implica que cada unidad de descripción de un determinado nivel, depende directamente de la unidad de descripción superior. b. Cuando se nominen niveles intermedios a los definidos, deberá indicarse su relación o correspondencia con alguno de los niveles establecidos como básicos.
Ejemplos: • Fondo Archivo Central, Facultad de Derecho, Universidad de la República.
• Unidad documental simple. Archivo Patrimonial de Escribanía, Intendencia de Montevideo.
1.5 Extensión, volumen y soporte
Objetivo: Identificar y describir la extensión física o lógica, la cantidad de documentos y el soporte de la unidad de descripción.
Reglas: 1. La consignación del elemento Extensión, volumen y soporte será obligatoria para todas las unidades de la descripción. 2. La extensión y el volumen se expresará de la forma más precisa posible y adecuada a la unidad de descripción: - en unidades físicas (cajas, legajos, hojas, entre otros);
- en unidades lógicas (expedientes, documentos textuales, mapas, fotografías, entre otros). 3. La unidad de la medida de longitud será el metro (m). Si se considera conveniente añadir información adicional, esta figurará entre paréntesis. 4. Se especificará el soporte o soportes de la unidad de descripción. 5. En el caso de que, además de los documentos originales, existan en el archivo reproducciones de la misma en soporte alternativo (microfilm, imagen digital u otros), su número y tipo se indicará en el Área de documentación asociada - Existencia y localización de copias (ver elemento 5.2). 6. Por otra parte, cuando se describan copias de documentos, cuyos originales se custodian en otros archivos, se indicará la extensión, volumen y soporte de esas copias (cantidad de rollos, fotogramas, imágenes), señalándose la existencia de los originales en el Área de documentación asociada - Existencia y localización de los originales (ver elemento 5.1).
Ejemplos: • 10.000 (piezas documentales), 175 m, papel. Archivo Gráfico, Archivo Histórico, Archivo General de la Nación (colección).
• 5 folios, papel Protocolización de la Compraventa 2010.001, Archivo Patrimonial de Escribanía, Intendencia de Montevideo (unidad documental simple).
• 1054 fichas / 12 cm X 15 cm y 9,5 cm X 13,8 cm, cartón (en 1 caja). Fichas de Altas del personal, Administración Nacional de Puertos (serie).
2. ÁREA DE CONTEXTO Informa acerca del origen y custodia de la unidad de descripción, ubicando al productor en el entorno político, histórico, cultural o de cualquier otra índole.
2.1 Nombre del (de los) productor (es)
Objetivo: Identificar el/los productor (es) de la unidad de descripción.
Reglas: 1. La consignación del elemento Nombre del (de los) productor (es) será obligatoria para todas las unidades de la descripción. 2. Se indicará el nombre autorizado de la institución, persona o familia responsable de la producción de la unidad de descripción. 3. Para las instituciones se consignará el nombre oficial, establecido por normativa legal. 4. Eventualmente, si el productor no puede ser identificado se indicará con el término “Desconocido”. Si quien realiza la descripción deduce o estima el nombre del productor lo indicará entre corchetes “[…]”. 5. En el caso de la descripción de una colección, el elemento Nombre del (de los) productor (es) no corresponde.
Notas: a. El Nombre del (de los) productor (es) será uno de los puntos de acceso principales a la unidad de descripción. b. Si la institución ha tenido varias denominaciones a lo largo de su historia, consignar la que corresponda a la unidad que se está describiendo, dejando para el Área de contexto - Historia del (de los) productor (es) (ver elemento 2.2) otras denominaciones.
Ejemplos: • Escribanía de Gobierno y Hacienda ROU Archivo Histórico, Archivo General de la Nación (fondo)
• Intendencia de Montevideo Intendencia de Montevideo (fondo)
• Unidad Administración de Personal, División de Recursos Humanos ANP. Administración Nacional de Puertos (serie)
2.2 Historia institucional / Historia del (de los) productor (es) / Reseña biográfica / Reseña del coleccionista
Objetivo: Aportar una síntesis de la historia institucional, del (de los) productor(es), o reseña biográfica del coleccionista, según corresponda, de la unidad de descripción que sitúe a ésta en su contexto histórico.
Reglas: 1. La consignación de este elemento es obligatorio para el nivel de fondo y opcional para el resto de los niveles. 2. Proporcionar con una breve síntesis la siguiente información: - cualquier dato significativo sobre el origen, evolución y actividades del productor de la unidad de descripción; - otras denominaciones del productor, fechas y lugares de existencia, sedes, lugares o áreas geográficas de residencia, status legal, nacionalidad, ocupación, campo de actividad, competencias o funciones, número de inciso o en el caso que correspondiere las sucesivas nominaciones que ha tenido la unidad de descripción; - los aspectos de la historia del productor que determinen las características y el contenido del fondo (cronología, ámbito de actuación); - si los productores son personas físicas, deberá especificarse de cada uno de ellos el nombre y apellido completo, lugar y fecha de nacimiento y de defunción, lugares de residencia, profesiones y actividades, empleos o cargos y actuaciones relevantes o acontecimientos significativos; - si se trata de personas jurídicas, deberá constar en cada una de ellas el nombre oficial, fecha de creación, períodos de actividades, sedes, la legislación que las regula, sus funciones, finalidades, evolución orgánica y sus diferentes denominaciones; - en el caso que exista información adicional en alguna publicación, se deberá citar dicha fuente.
Notas: a. La historia del (de los) productor(es) tiene estrecha relación con el Área de descripción de la Norma ISAAR (CPF) pues contiene datos informativos específicos: fechas de existencia, historias, lugares, estatutos jurídicos, funciones, ocupaciones y actividades, atribuciones/fuentes legales, estructuras internas/genealogía. b. En el caso de instituciones se recomienda la identificación de la naturaleza jurídica, debiéndose citar los actos normativos y su ámbito de acción, ya sea público o privado, estatal, departamental o municipal. c. Cuando se trata de colecciones se contextualiza el entorno dentro del cual el coleccionista la acumuló.
Ejemplos:
• La ley especial número 7 promulgada 23/12/1983 en su artículo 32 denomina a la Dirección de Vialidad como Dirección Nacional de Vialidad. En el Decreto 67/997 se reformula la estructura organizativa de la Dirección Nacional de Vialidad: objetivos estratégicos, cometidos, estructura organizativa, estructura de los puestos de trabajo y plan de implementación. La estructura orgánica vigente es la aprobada en el Decreto 288/013 de 9 de setiembre de 2013 con modificaciones en abril de 2014, puede consultarse en: http://www.mtop.gub.uy/documents/10157/50907/Organigrama+-+003 Dirección Nacional de Vialidad, Ministerio de Transporte y Obras Públicas (fondo).
• 1.Instituciones del gobierno de Montevideo antecesoras a la Intendencia: - Cabildo (1730 – 1827) - Concejo de Administración. La promulgación de la Constitución Argentina de 1826, los introdujo momentáneamente en el Uruguay, proyectados por el gobierno de Rivadavia, para el régimen y administración de cada una de las provincias argentinas - Jefatura de Policía. En 1827, al ser suprimidos los Cabildos Coloniales, el Gobierno de la Provincia Oriental confió las funciones policiales a los comisarios de Policía a establecerse en cada ciudad capital de departamento, los que estarían subordinados a la autoridad del Ministro de Gobierno. - Junta Económico – Administrativa (creadas por Constitución de 1830). 2. Dos leyes marcan los orígenes de la Intendencia: - Ley 3417 (18 de diciembre 1908) - Intendencias Municipales. Su Creación - Ley 9515 (28 de octubre de 1935) - Se establecen disposiciones para el gobierno y administración de los municipios. De acuerdo al artículo 262 de la Constitución, “El Gobierno y la Administración de los Departamentos, con excepción de los servicios de seguridad pública, serán ejercidos por una Junta Departamental y un Intendente” (artículos 274 y 75 de la Constitución y 35 de la Ley Orgánica Municipal). - Al Intendente le corresponden las funciones ejecutivas y administrativas del Gobierno Departamental, mientras que a la Junta Departamental las funciones legislativas y de contralor. - En enero de 1909, asume su cargo el primer Intendente de Montevideo, Daniel Muñoz. 3. Los cometidos que debe llevar a cabo el Gobierno Departamental se han ido transformando por la naturaleza de las necesidades individuales y colectivas de la comunidad local a la que sirve. Actualmente las actividades departamentales pueden dividirse en los siguientes aspectos: a) Cometidos esenciales: son los relacionados con las funciones de policía, en el entendido de éstos como las dirigidas a la prevención y fiscalización de determinadas materias. Como policía de la edificación y vivienda, higiene, sanitaria y salubridad, espectáculos públicos, tránsito, entre otros. Son además cometidos esenciales los de ejecución de obras públicas departamentales y financieras. b) Servicios Públicos Departamentales: estos están caracterizados por su permanencia y continuidad y están dirigidos a un grupo indeterminado de personas. Además estos pueden ser prestados directamente por la Intendencia o darse en concesión, dentro de los más importantes están: transporte colectivo, alumbrado público, saneamiento, recolección de residuos y limpieza de calles, inhumación de cadáveres. c) Servicios Sociales Departamentales: tienen el objetivo de prestar beneficios sociales y culturales a la población (teatro, bibliotecas, museos, deportes, entre otros), las actividades y políticas dirigidas al adulto mayor, discapacitados, juventud, mujer, infancia, equidad y género. Se incluyen aquellos servicios que si bien son responsabilidad del gobierno central, se brindan a través de las intendencias como la salud a través de las policlínicas departamentales. d) Actividad Privada a cargo de los Gobiernos Departamentales: son las actividades dirigidas a obtener una finalidad de lucro, comportándose el gobierno como un particular, por ejemplo explotación de hoteles, casinos y la actividad comercial fomentando el turismo. 4. En el año 2010 surge el tercer nivel de gobierno: Gobierno Municipal, cambiándose la denominación de la Intendencia Municipal de Montevideo por Intendencia de Montevideo (dentro del Gobierno Departamental). Intendencia de Montevideo (fondo)
• Cuando se crearon los primeros Ministerios nace una institución denominada Escribanía de Gobierno. Tuvo atribuciones de registro notarial de tierras, inmuebles, expropiaciones, testamentarias, fianzas, donaciones y otros en las que el Estado estuviera involucrado. En la segunda mitad del siglo XIX, ya denominada Escribanía de Gobierno y Hacienda, comenzó a archivar los protocolos notariales. Algunos de los cometidos de esta institución las tenía la Real Hacienda Colonial y las instituciones o funcionarios que de ella dependían. Escribanía de Gobierno y Hacienda ROU (fondo).
2.3 Historia archivística
Objetivo: Proporcionar información de la historia de la unidad de descripción significativa para su autenticidad, integridad e interpretación. Implica brindar información referida a la trayectoria del (de los) productor(es), en cuanto a traspasos sucesivos de la propiedad, responsabilidad y/o custodia de la unidad que se describe, así como indicar cualquier hecho y/o tratamiento archivístico que haya contribuido a conformar la estructura y organización actual de la misma.
Reglas: 1. La consignación del elemento Historia archivística es obligatorio para los niveles de fondo y opcional para los otros. 2. Registrar en forma amplia toda la información relacionada con la historia del productor que refiera a las transferencias de propiedad, responsabilidad y/o custodia de la unidad de descripción. En el caso de una colección se deberá indicar de qué forma fue acumulada y organizada. 3. Indicar aquellos hechos que hayan contribuido a conformar la estructura y organización actual de la unidad de descripción, así como los distintos tratamientos archivísticos de los cuales ha sido objeto a lo largo del tiempo. Indicar, de existir: - sistemas de organización diferentes en diferentes períodos; - instrumentos de descripción anteriores; - migración a otro soporte o software; - reutilización de documentos para otros objetivos (copias para antecedentes, certificaciones, probatorio, exposiciones, etc.). 4. Registrar los hechos que hayan podido alterar la integridad de la unidad de descripción. 5. Si la historia archivística es poco o nada conocida, deberá explicarse los motivos.
Ejemplos:
• Tal como es natural en una institución de este tipo la historia del Archivo Histórico de la Facultad de Derecho se desarrolla paralelamente a la de la propia institución. En este largo período nacieron documentos que se fueron archivando de diferentes formas y en diferentes lugares, en un fondo documental enriquecido por su contenido académico y administrativo. Entre los años 1955 a 1973, aún no está claro donde estuvo ubicado, lo cierto es que nunca se le dio la importancia que revestía. Estuvo por diferentes lugares de la facultad en comprometidas condiciones de conservación. Se sabe que fue atendido por un funcionario llamado Segovia Berdié entre 1974 y 1985. Previamente en 1973 se destruyó documentación y se trasladaron documentos del período 1833 a 1889 al Archivo General de la Nación. Entre los años 1986 a 1995, se identifica al archivo ubicado en un entrepiso de la facultad, donde se le dio una organización cronológica y actuó en ella la funcionaria María Enilda Susaeta. El fondo documental es trasladado nuevamente por dificultades espaciales y destinado a la casona que posee la facultad en la calle Tristán Narvaja, donde permaneció hasta el año 2004. En este año con el ingreso del archivólogo Víctor Barranco, se dio tratamiento archivístico a la documentación y se traslada a su ubicación actual. Archivo Central de la Facultad de Derecho, Universidad de la República (fondo).
• En la década de 1970 el Archivo General de la Nación adquiere la sede judicial y se muda a ese local toda la documentación del Poder Judicial y de sus respectivas oficinas reunida hasta entonces en la sede central. Es en esa fecha que se forma la Colección de Protocolos y Protocolizaciones integrada por diferentes series que refieren a sus juzgados de procedencia. Protocolos y Protocolizaciones Judiciales, Archivo Judicial, Archivo General de la Nación (colección).
2.4 Forma de Ingreso
Objetivo: Identificar el ingreso de la documentación designando el origen desde el cual fue remitida la unidad de descripción y la fecha y/o modo de adquisición.
Reglas: 1. La consignación del elemento Forma de ingreso es obligatorio para el nivel de fondo y opcional para el resto de los niveles. 2. Especificar la forma de ingreso, entre las que se pueden encontrar: acuerdo de partes, donación, compra, comodato, convenio de custodia, orden judicial, restitución, traslado o transferencia. 3. Informar respecto a: - si la fecha de ingreso efectivo no coincide con la fecha de su formalización, consignar ambas fechas; - si la unidad de descripción ha ingresado al archivo en una o más etapas, se debe registrar las fechas de cada una de ellas.
Nota: Se sugiere especificar la formalización del acto y sus circunstancias jurídicas: lugar, fecha, otorgantes, persona que autoriza y los instrumentos de descripción que acompañan a la documentación.
Ejemplos: • La mayor parte de la documentación es generada en la propia IM en cumplimiento de las funciones adjudicadas, o ingresa a la misma por transferencia de los gobiernos municipales. También existe compra y adquisición de documentación.
Intendencia de Montevideo (fondo).
• Traslados desde las oficinas productoras de la Institución, mediante los procesos de gestión administrativa acompañados de su correspondiente hoja de remisión y previa coordinación con el Archivo. Archivo Central, Facultad de Derecho, Universidad de la República (fondo).
• Transferencia. Protocolos y Protocolizaciones Judiciales, Archivo Judicial, Archivo General de la Nación (colección).
3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA Incluye información acerca de la organización y asuntos de la unidad de descripción.
3.1 Alcance y contenido
Objetivo: Proporcionar a los usuarios la información necesaria referida a la unidad de descripción, para facilitar su apreciación.
Reglas: 1. La consignación de este elemento será obligatorio para los niveles de fondo y subfondo y recomendable para el resto de los niveles. 2. Dar una visión del conjunto y un resumen del contenido de la unidad de descripción. 3. La fuente primaria de información será la propia documentación. 4. Las fuentes secundarias de información deberán especificarse en el Área de notas.
Nota: Se evitarán las valoraciones o interpretaciones subjetivas, sobre la utilidad de la unidad de descripción para los potenciales usuarios, de existir observaciones se indicarán en Área de notas.
Ejemplos: • Contiene información para la investigación. El contenido corresponde a documentos administrativos que cumplieron su gestión, expedientes administrativos, expedientes académicos, expedientes de estudiantes, libros copiadores y libros de registro de actas de exámenes. Archivo Central, Facultad de Derecho, Universidad de la República (fondo).
• Por ser la agrupación documental mayor de la institución lo integra toda documentación con independencia de su tipo documental o soporte, producida orgánicamente o recibida y conservada por cualquier servicio o unidad de la Intendencia de Montevideo, en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad, producto de las funciones de la misma: ejecutivas de gobierno y la administración del departamento de Montevideo. La documentación más antigua identificada de este fondo abierto es de 1830 y pertenece al subfondo del archivo histórico. Intendencia de Montevideo (fondo).
• Datos referentes al ingreso de los funcionarios: número de carpeta, fecha de ingreso, nombre y apellidos, observaciones. Fichas de Altas del personal, Administración Nacional de Puertos (serie).
3.2 Evaluación documental
Objetivo: Proporcionar información sobre cualquier acción de valoración, selección y destino final (guarda permanente o eliminación) efectuada al nivel de descripción.
Reglas: 1. La consignación de este elemento es obligatorio para todos los niveles de descripción6 . 2. Indicar las actuaciones de la Comisión de Evaluación Documental Institucional realizadas o planificadas para el nivel de descripción así como la existencia de instrumentos producto de la evaluación documental. 3. Indicar, en caso de existir, resolución de la Comisión de Evaluación Documental de la Nación referida a la documentación que se describe.
Nota: En el caso de los archivos privados que no posean una comisión de evaluación documental, deberán indicar las acciones de evaluación aplicadas al nivel de descripción y quien las autoriza o aprueba.
Ejemplos: • Se han valorado todos los documentos considerándolos de guarda permanente. Escribanía de Gobierno y Hacienda, Archivo Histórico, Archivo General de la Nación (fondo).
• La documentación comprendida entre los años 1881 a 1958 es considerada de valor permanente. No se ha conformado una Comisión de Valoración Documental Institucional. Archivo Central, Facultad de Derecho, Universidad de la República (fondo).
• Valor permanente. Fichas de Altas del personal, Administración Nacional de Puertos (serie).
3.3 Ingresos previstos
Objetivo: Informar al usuario de los Ingresos previstos relativos a la unidad de descripción.
Reglas: 1. La consignación de este elemento es opcional en todos los niveles de descripción. 2. Indicar si están previstos nuevos ingresos, estimando en su caso, su cantidad y frecuencia. 3. Se consignará si todo nuevo ingreso se efectúa con la correspondiente hoja de remisión.
Nota: En el caso de los ingresos que se realicen en virtud de traslados y transferencias regladas, se mencionará la normativa que los regula, y su procedimiento administrativo.
Ejemplos: • No se prevén.
6 Para la descripción de archivos públicos, de acuerdo a lo dispuesto por el Decreto 355/012 de la Ley 18220.
Escribanía de Gobierno y Hacienda, Archivo Histórico, Archivo General de la Nación (fondo).
• Ingresos anuales desde las oficinas productoras previa coordinación con el archivo. Archivo Central, Facultad de Derecho, Universidad de la República (fondo).
• Se prevén ingresos de acuerdo a las altas que se sucedan. Fichas de Altas del personal, Administración Nacional de Puertos (serie).
3.4 Organización
Objetivo: Informar sobre la estructura interna, el sistema de clasificación y método de ordenación de la unidad de descripción.
Reglas: 1. La consignación de este elemento es recomendable para los niveles de fondo, sub fondo y serie. 2. Especificar el sistema de clasificación y método de ordenación de la unidad de descripción indicando el dígito del cuadro de clasificación que corresponda. 3. Cuando la documentación esté en proceso de organización, se hará constar esta circunstancia. Del mismo modo, cuando el sistema de organización sea provisional, se mencionará el nivel de tratamiento archivístico en el que se encuentra la unidad de descripción y los criterios que se prevé aplicar en dicha organización. 4. En el caso de que en una misma unidad de descripción convivan métodos de ordenación diferentes, deberá especificarse a qué documentación afecta cada uno de ellos.
Nota: En el caso de que haya existido una organización diferente a la actual, esto se mencionara en el elemento Historia archivística.
Ejemplos: • La documentación está organizada en base a un cuadro de clasificación funcional que tiene como base 5 subfondos: Gobierno, Administración, Enseñanza, Extensión e Investigación. Las distintas series que componen el fondo están ordenadas cronológicamente. Archivo Central, Facultad de Derecho, Universidad de la República (fondo).
• Colección organizada en series que responden a clasificación por juzgado, ordenada numérica y cronológicamente. Protocolos y Protocolizaciones Judiciales, Archivo Judicial, Archivo General de la Nación (colección).
4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO Contiene datos sobre la accesibilidad de la unidad de descripción. Informa las incidencias que afectan al acceso de los documentos, como su estado de conservación, la exigencia de una acreditación determinada, los horarios de atención al público y el marco normativo nacional
7. 7 Ley 18381.
4.1 Condiciones de acceso
Objetivo: Brindar la información referente a las condiciones de acceso a la unidad de descripción, dando a conocer la norma jurídica y cualquier otra disposición que corresponda.
Reglas: 1. La consignación de este elemento es recomendable para todos los niveles de descripción conforme a la Ley 18381 Derecho de Acceso a la Información Pública y su Decreto reglamentario 232/010 y la Ley 18331 Protección de datos personales y acción de "Habeas Data" y su Decreto reglamentario 414/009. 2. Especificar cuándo existan restricciones de acceso a la unidad de descripción, indicando el tipo y período de duración de la restricción, así como la norma legal o administrativa en que se basa. 3. Cuando la restricción de la unidad documental que está siendo descripta fuera parcial, se deberá identificar brevemente que parte de la unidad se restringe. 4. La información sobre los medios materiales y técnicos necesarios para la consulta se hará constar en el elemento Características físicas y requisitos técnicos (ver elemento 4.4). 5. La información sobre posibles restricciones a la posibilidad de realizar copias se ofrecerá en el elemento Condiciones de reproducción (ver elemento 4.2).
Notas: a. Los tipos de restricciones más comunes pueden ser: accesible solamente en microfilm, accesible solamente en soporte digital, restringido por su estado de conservación, necesidad de autorización, en procesamiento técnico, necesidad de previo aviso, razones judiciales, condiciones impuestas en la donación, entre otros. b. Se deberá tener en cuenta la legislación y normativa en materia de acceso, así como reglamentos, normas específicas o convenios, acuerdos, protocolos y contratos en los que se fijen las condiciones de acceso a la unidad de descripción.
Ejemplos: • Restringido por Resolución número 3831/09. Protocolización de la Compraventa 2010.001, Archivo Patrimonial de Escribanía, Intendencia de Montevideo (unidad documental simple).
• El acceso a la información se rige por el cumplimiento de la Ley 18220 Creación del Sistema Nacional de Archivos, Ley 18381 Acceso a la Información Pública y la Ley 18331 Protección de Datos Personales y Acción de “Hábeas Data”. El horario de atención al público es de 13 a 19 hs, los usuarios externos deben presentar cédula de identidad. Archivo Central, Facultad de Derecho, Universidad de la República (fondo).
• Documento público con restricciones dado que contienen datos personales. Fichas de Altas del personal, Administración Nacional de Puertos (serie).
4.2 Condiciones de reproducción
Objetivo: Identificar cualquier tipo de restricción o requisito relativo a la reproducción de la unidad de descripción.
Reglas: 1. La consignación de este elemento es recomendable para todos los niveles de descripción.
2. Informar sobre la existencia de restricciones generales o específicas referentes a la reproducción, uso y condiciones de divulgación de la unidad de descripción, respetando el derecho de propiedad intelectual, ente otras normas legales.
Ejemplos:
• Restringido por Resolución número 3831/09 Protocolización de la Compraventa 2010.001, Archivo Patrimonial de Escribanía, Intendencia de Montevideo (unidad documental simple).
• Su reproducción en cualquier soporte estará a cargo del usuario interesado. Contratación de Obras Nacionales, Dirección Nacional de Vialidad, Ministerio de Transporte y Obras Públicas (serie)
• La colección se puede reproducir mediante fotografía digital sin uso de flash excepto la serie Juzgado Civil 1º ex Cabildo que se encuentra digitalizada y se reproduce mediante impresión. Protocolos y Protocolizaciones Judiciales, Archivo Judicial, Archivo General de la Nación (colección).
4.3 Lengua (s) / Escritura(s) de la documentación
Objetivo: Identificar la(s) lengua(s), escritura(s) y sistemas de símbolos utilizados en la unidad de descripción.
Reglas: 1. La consignación de este elemento es opcional en todos los niveles de descripción y recomendable para el nivel de unidad documental. 2. Informar la(s) lengua(s) y/o escritura(s) de los documentos que forman la unidad de descripción. Especificar cualquier tipo de alfabeto, escritura, sistema de símbolos o abreviaturas utilizados que puedan condicionar la comprensión de la unidad de descripción.
Ejemplos:
• Español. Fichas de Altas del personal, Administración Nacional de Puertos (serie).
• Español, francés, italiano y alemán. Archivo Gráfico, Archivo Histórico, Archivo General de la Nación (fondo).
• Español, manuscrito. Protocolos y Protocolizaciones Judiciales, Archivo Judicial, Archivo General de la Nación (colección).
4.4 Características físicas y requisitos técnicos
Objetivo: Informar sobre cualquier característica física o requisito técnico de importancia que afecte o condicione el uso de la unidad de descripción.
Reglas: 1. La consignación de este elemento es recomendable en todos los niveles de descripción. 2. Señalar aquellas características físicas que puedan afectar la lectura, visualización y/o audición de la unidad de descripción, especificando en caso que corresponda el tipo de dispositivo, software y/o hardware necesario para acceder a ella.
3. Indicar cualquier característica física importante y requisitos de conservación preventiva que afecten el acceso a la unidad de descripción. 4. Señalar si existe alguna alteración o degradación que afecte solo a una parte de la unidad de descripción y si es posible cuantificarla.
Nota: Si bien este elemento no es obligatorio para ningún nivel de descripción, se sugiere implementarlo en la descripción dada la importancia de registrar si se cumplen medidas preventivas o correctivas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, mediante estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro, preservando su integridad y estabilidad.
Ejemplos:
• En algunos casos pueden presentar perforaciones o corrimientos debido a la acidez de tintas ferrogálicas. Para los documentos digitalizados se requiere el uso de computadora con lector de pdf. Protocolos y Protocolizaciones Judiciales, Archivo Judicial, Archivo General de la Nación (colección).
• Algunas series documentales se hallan en un grado importante de deterioro y se encuentran digitalizadas para su consulta. Archivo Central, Facultad de Derecho, Universidad de la República (fondo).
• Sólo se consulta el documento digitalizado, requiere lector de pdf. Protocolización de la Compraventa 2010.001, Archivo Patrimonial de Escribanía, Intendencia de Montevideo (unidad documental simple).
4.5 Instrumentos de descripción
Objetivo: Identificar todo instrumento descriptivo vigente relativo a la unidad de descripción.
Reglas: 1. Este elemento es recomendables para todos los niveles de fondo, sub fondo y serie. 2. Informar sobre los instrumentos de descripción que se encuentren en poder del archivo y que proporcionen información relativa al contexto y/o contenido de la unidad de descripción.
Nota: En caso de existir instrumentos que estén en desuso deben ser referenciados en el elemento Historia archivística.
Ejemplo:
• Guía de Fondos del Archivo General de la Nación. Uruguay, 2009
5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA Se consigna la información relativa a aquella documentación que tiene alguna relación significativa con la unidad de descripción porque la complementa o la hace más comprensible y/o accesible. Incluye también cualquier tipo de publicación existente que se relacione con dicha unidad de descripción.
5.1 Existencia y localización de los originales
Objetivo:
En aquellos casos excepcionales en que la unidad de descripción esté formada por copias, establecer claramente el motivo de esta circunstancia, informando sobre la existencia y localización de los documentos originales, así como su disponibilidad, inexistencia o eliminación.
Reglas: 1. Este elemento es recomendable para todas las unidades de descripción que únicamente están formadas por copias. 2. Consignar si el o los original/es de la unidad de descripción están disponibles en la propia institución o en otra. En caso de estar en otra institución se deberá especificar dónde se encuentran. Aportar siempre que sea posible, datos que permitan su fácil localización. 3. Si los originales ya no existen o su localización se desconoce, consignar este hecho.
Notas: a. En caso de ser posible se deberá informar respecto a la existencia de restricciones de acceso a los originales. b. Este elemento no se utilizará para describir copias de documentos genéricamente, sino sólo en aquellos casos en que los originales no se encuentren en el mismo archivo, por lo que las copias suplen la función.
5.2 Existencia y localización de copias
Objetivo: Indicar la existencia, localización, características y disponibilidad de copias o reproducciones de la unidad de descripción.
Reglas: 1. Este elemento es opcional para todos los niveles de descripción. 2. Si la copia de la unidad de descripción está disponible en la misma institución especificar su localización. En el caso que la copia se encuentra en otra institución se deberá registrar dónde se encuentra, aportando los datos que faciliten su localización. 3. Especificar si la reproducción es total o parcial y si está autenticada.
Nota: Si las copias deben ser usadas en lugar de los originales por razones de conservación, consignar esta información en el elemento Características Físicas y Requisitos Técnicos (ver elemento 4.4).
Ejemplos: • La Sección Cartografía del Ministerio de Obras Públicas posee un archivo duplicado en forma parcial: microfilmación de los planos y mapas más antiguos y los de procedencia del propio Ministerio. Archivo Gráfico, Archivo Histórico, Archivo General de la Nación (colección).
• Existen 54 mil documentos digitalizados en formato tiff y pdf de algunas series de valor histórico. Archivo Central, Facultad de Derecho, Universidad de la República (fondo).
• Copias digitalizadas en computadora de Sala de Consultas que cubren 202 tomos correspondientes a los años 1732 a 1899. Copias de seguridad en Dirección de Archivo Judicial y en Dirección de Archivo Histórico. Protocolos y Protocolizaciones Judiciales, Archivo Judicial, Archivo General de la Nación (colección).
5.3 Unidades de descripción relacionadas
Objetivo: Identificar la existencia de otras unidades de descripción relacionadas.
Reglas: 1. Este elemento es recomendable para todos los niveles de descripción. 2. Registrar las unidades de descripción que tengan alguna relación con la unidad que se describe, por la procedencia o por cualquier otro tipo de asociación. 3. Se deberá establecer si las unidades de descripción que se relacionan se encuentran en la misma institución o en otra y en ese caso deberá identificarse dónde.
Nota: Si la unidad de descripción es un traslado, una copia autenticada o cualquier otro tipo de documento derivado de un documento preexistente, cuyo contenido se reproduce total o parcialmente, deberá informarse de esta circunstancia en este elemento.
Ejemplos: • Fondo del Archivo General de la UdelaR. Algunos documentos anteriores al año 1881 fueron trasladados al Archivo General de la Nación en la época de la Dictadura Militar 1973/1985 Archivo Central, Facultad de Derecho, Universidad de la República (fondo).
• Legajos personales, fichas de baja de personal. Fichas de Altas del personal, Administración Nacional de Puertos (serie).
• Título número 2010.050 Protocolización de la Compraventa 2010.001, Archivo Patrimonial de Escribanía, Intendencia de Montevideo (unidad documental simple).
5.4 Notas de publicaciones
Objetivo: Identificar cualquier tipo de publicación que se refiera a la unidad de descripción.
Reglas: 1. Este elemento es opcional para todos los niveles de descripción. 2. Informar o dar la referencia sobre cualquier publicación, en cualquier tipo de soporte o medio que esté basada en el uso, estudio, reproducción o análisis de la unidad de descripción.
Ejemplo:
• Fuentes para la Historia de la Universidad, Montevideo 1949, serie I, Tomo Primero. • Actas del Consejo Universitario 1849–1870.
Publicación conmemorativa del centenario de su inauguración, a cargo del Instituto de Investigaciones Históricas, de la Facultad de Humanidades y Ciencias. • La Facultad de Derecho Iniciación al Estudio de su Historia Institucional. Casal, Juan Manuel, director. Cuadernos de la Facultad de Derecho de la Universidad de la República. Tercera serie Nº 5. Montevideo, 2000. FCU. Archivo Central, Facultad de Derecho, Universidad de la República (fondo).
6. ÁREA DE NOTAS Incluye aquella información que no se incluyó en las demás áreas.
6.1 Notas
Objetivo: Brindar la información que no se haya incluido en los demás elementos de la descripción.
Reglas: 1. Este elemento es opcional para todos los niveles de descripción. 2. Aportar información especial o de cualquier índole significativa no incluida en ningún otro elemento de la descripción.
Ejemplos: • Previo a la descripción de este fondo se ha realizado limpieza mecánica en cada expediente. El fondo está contenido en cajas que cumplen los requisitos de conservación. Escribanía de Gobierno y Hacienda, Archivo Histórico, Archivo General de la Nación (fondo).
• Las fichas poseían un orden distinto al actual. Tras su evaluación se entendió era necesario darle un orden alfabético para facilitar la recuperación de las mismas. Fichas de Altas del personal, Administración Nacional de Puertos (serie).
7. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN Se incluye la información referida a quién o quiénes y cuándo elaboraron y/ o revisaron la descripción archivística.
7.1 Nota del archivólogo
Objetivo: Indicar quien elaboró, revisó y/o actualizó la descripción.
Reglas: 1. Este elemento es obligatorio para todos los niveles de descripción. 2. Especificar la autoría y responsabilidad archivística de la descripción, así como las fuentes consultadas para ello.
Nota: Cuando en la elaboración de la descripción actuaron varias personas se citarán todas con indicación de su intervención.
Ejemplos:
• La descripción y organización del Fondo fue realizada por la Sección Clasificación y Catalogación del Archivo General de la Nación. Revisada y actualizada: Arch. Mary Combol. Archivo Gráfico, Archivo Histórico, Archivo General de la Nación (colección).
• La descripción se realizó por el equipo de trabajo del proyecto ADAI 2010/241-MTOP en el software ICA-AtoM, luego fue adaptada a los elementos establecidos en la Norma Uruguaya de Descripción Archivística. Contratación Obras Nacionales, Dirección Nacional de Vialidad, Ministerio de Transporte y Obras Públicas (serie).
7.2 Reglas o normas
Objetivo: Identificar la normativa en la que está basada la descripción.
Reglas: 1. Este elemento es opcional para todos los niveles de descripción. 2. Se indicarán las normas, reglas o convenciones internacionales, nacionales, locales y/o institucionales utilizadas en la descripción.
Ejemplos: • Elaborada de acuerdo a las normas en las cuales se basa el ICA-AtoM. Actualizada de acuerdo a la NUDA. Dirección Nacional de Vialidad, Ministerio de Transporte y Obras Públicas (serie).
• Norma Uruguaya de Descripción Archivística y Reglamento para la descripción archivística de la IM Protocolización de la Compraventa 2010.001, Archivo Patrimonial de Escribanía, Intendencia de Montevideo (unidad documental simple).
7.3 Fecha(s) de la(s) descripción(es)
Objetivo: Indicar la fecha en que la descripción fue realizada y/o revisada.
Reglas: 1. Este elemento es opcional para todos los niveles de descripción. 2. Registrar la(s) fecha(s) en que la descripción(es) se realizó y/o revisó preservando la primera y última revisión según la norma ISO 8601 en formato extendido, siguiendo las pautas aaaa-mm-dd.
Nota: Esa información sirve a efectos de contextualizar la(s) descripción(es) y al registro histórico de revisiones y/o modificaciones
Ejemplo:
1995/2000 realizada 2014 Revisada y actualizada Archivo Gráfico, Archivo Histórico, Archivo General de la Nación (colección)